# CRM para empresas de reformas: cuándo te hace falta y cuándo basta con lo que ya tienes Por Damji Systems. Comprobado el 29 de octubre de 2026. > [!ENCORTO] > Una empresa de reformas de 3 a 9 personas casi nunca necesita un CRM aparte. Lo que necesita es que **cada contacto y cada presupuesto queden apuntados en un solo sitio** y que una persona los persiga con fecha. Eso se hace con una hoja, con las etiquetas de WhatsApp Business o con el apartado de clientes del programa que ya usas. Un CRM compensa cuando presupuestan varias personas o entran más contactos de los que puedes repasar el lunes en un rato. Los precios de este artículo los hemos mirado en la web oficial de cada programa el **29-10-2026**. No cobramos comisión de ninguno y el orden no es un ranking. ## ¿Qué es un CRM, en palabras de obra? Es la libreta de clientes y presupuestos, pero compartida y con avisos. Por cada persona que te escribe apunta quién es, qué obra quiere, de dónde vino, en qué punto está (visita, presupuesto enviado, aceptado, perdido) y cuándo hay que volver a llamar. Las siglas vienen del inglés (*customer relationship management*). Para lo que sirve: que no se pierda ningún contacto, que cada presupuesto tenga su próxima llamada y que cualquiera de la empresa sepa en qué punto está un cliente sin preguntarte a ti. Si eso ya lo tienes, tienes un CRM, aunque sea una hoja de Excel. Dónde encaja en el resto de la empresa lo contamos en la guía [automatizar una empresa de reformas: qué sí, qué no y por dónde empezar](/guias/automatizar-una-empresa-de-reformas). > [!DATO] > Incluso entre las empresas de construcción de 10 a 49 empleados, solo el **17,5 %** usaba un CRM en el primer trimestre de 2025, frente al 34,5 % del conjunto de empresas de 10 o más empleados ([INE, encuesta TIC 2024-2025](https://www.ine.es/jaxi/Tabla.htm?tpx=76385&L=0)). De las empresas más pequeñas no hay dato de 2025. No tener CRM es lo normal en el sector, y en muchas empresas pequeñas tampoco hace falta. ## ¿Cuándo no te hace falta un CRM? Cuando presupuesta una sola persona y la lista cabe en una pantalla. Si eres tú quien visita, presupuesta y llama, un CRM es otro sitio más donde apuntar lo que ya está en tu cabeza y en el WhatsApp. Te basta con lo que tienes si: - entran pocos contactos a la semana y casi todos por el mismo sitio (el teléfono o el WhatsApp); - presupuestas tú, o tú y una persona más que se sienta a tu lado; - el lunes repasas en un rato todos los presupuestos vivos; - ningún cliente se ha quedado sin respuesta porque «pensaba que lo llevaba el otro». Lo que sí hace falta en cualquier caso es la lista de presupuestos con su próxima llamada. Las columnas, el calendario de llamadas y los mensajes ya los tienes en [seguimiento de presupuestos de reforma](/blog/seguimiento-de-presupuestos): no te los repetimos aquí. ## ¿Cuándo sí compensa un CRM? Cuando lo difícil pasa a ser repartir el trabajo entre varios sin pisaros. Estas son las señales que miraríamos nosotros: - **Presupuestan dos o más personas** (tú y un comercial, o dos encargados) y a veces dos llaman al mismo cliente, o ninguno. - **Los contactos entran por muchos sitios**: la web, portales, WhatsApp, llamadas, recomendaciones. Y alguno se pierde por el camino. - **Hay más presupuestos vivos de los que cabe repasar el lunes**, y empiezas a olvidar a quién tocaba llamar. - **Trabajas con empresas o comunidades** donde hay varias personas por cliente (administrador, presidente, arquitecto) y necesitas saber con quién hablaste. - **Quieres que los avisos salgan solos**: el recordatorio a los 3 días, la tarea de llamar, el aviso cuando el cliente abre el presupuesto. Además, alguien tiene que mantenerlo al día. Un CRM a medio rellenar es peor que una hoja bien llevada, porque da una falsa sensación de orden. > [!PLANTILLA] > **¿Necesito un CRM? Seis preguntas** > > 1. ¿Presupuestan dos o más personas en la empresa? > 2. ¿Te entran contactos por tres sitios distintos o más? > 3. ¿Tienes más presupuestos vivos de los que repasas en 20 minutos el lunes? > 4. ¿Algún cliente se quedó sin respuesta este trimestre porque nadie sabía quién lo llevaba? > 5. ¿Vendes a empresas o comunidades con varias personas de contacto? > 6. ¿Hay una persona dispuesta a apuntar cada contacto el mismo día? > > **Cómo se lee:** si contestas «sí» a la 6 y a dos o más de las cinco primeras, un CRM (o el apartado de clientes de tu programa) te va a ayudar. Si la 6 es «no», ningún programa lo arregla: empieza por decidir quién apunta. ## ¿Cuánto cuesta un CRM en 2026? Desde 0 € hasta más de 100 € por persona y mes. Los más conocidos tienen versión gratis para pocos usuarios. | CRM | Versión gratis | De pago (precio de su web, 29-10-2026) | Lo que hay que mirar | |---|---|---|---| | **HubSpot** | Sí, hasta 2 usuarios | Starter, hasta 10 usuarios: 10 € al mes por licencia pagando mes a mes, o 7 € pagando el año (con descuento «por tiempo limitado» del 50 % y del 65 %); Pro: 100 € al mes por licencia, o 90 € pagando el año | El precio de Starter cuando acabe la oferta. Las funciones de IA gastan «créditos de HubSpot» | | **Pipedrive** | No | Pagando el año, por puesto: Lite 168 € (14 € al mes); Growth 468 € (39 €); Premium 708 € (59 €); Ultimate 948 € (79 €). Sin IVA | Se paga por persona: multiplica por todos los que entren | | **Zoho CRM** | Sí, «gratis para siempre» hasta 3 usuarios | Por usuario y mes, pagando el año: Estándar 14 €; Profesional 23 €; Empresa 40 €. Pagando mes a mes: 20 €, 35 € y 50 €. Impuestos aparte | Qué trae la versión gratis frente a la Estándar | | **Odoo** | Sí: una aplicación gratis, con usuarios ilimitados (puede ser el CRM) | Si instalas otra aplicación, pasas al plan Estándar, que se paga por usuario | Si después quieres facturar con Odoo, el gratis se acaba | Fuentes de cada fila, en el apartado «Fuentes». > [!CUENTA] > Haz la cuenta del año, no la del mes: [número de personas que entran] × [precio por persona y mes] × 12, más el IVA. Por ejemplo, 3 personas en un plan de 39 € al mes son 1.404 € al año sin IVA. Compáralo con lo que te cuesta hoy un presupuesto que se pierde por no llamar a tiempo, con tus cifras. ## ¿Qué trae el programa de gestión que ya usas? Muchas veces, lo suficiente. Si ya pagas un programa para presupuestar y facturar, mira su apartado de clientes antes de contratar otra cosa: - **STEL Order** incluye «Clientes CRM» en todos sus planes, también en el Free de 0 €, y el envío de presupuestos con acuse de lectura: sabes si el cliente lo ha abierto. Los estados personalizados empiezan en el plan Lite (24 € al mes sin impuestos, pagando mes a mes). - **Holded**, desde el plan Básico (29 € al mes + IVA, 2 usuarios), trae contactos ilimitados y un tablero de oportunidades de venta, que Holded llama «embudo de ventas». - **a3factura** ofrece «Smart CRM», de gestión comercial, como una integración aparte de las versiones go (9,95 € al mes) y pro (desde 39 € al mes). - **Odoo** tiene su propia aplicación de CRM, que se conecta con la de ventas y la de facturación si las usas. La gran ventaja de usar el del programa de gestión: el presupuesto ya está allí. Cuando el cliente acepta, pasa a obra y a factura sin copiarlo. Los precios completos de cada programa y lo que hace cada uno están en [programas de gestión para empresas de reformas](/blog/programas-de-gestion-para-reformas). > [!EJEMPLO] > Ejemplo inventado: Reformas Ejemplo y sus números no existen. Son 5 personas, presupuesta el dueño y factura con STEL Order. Cada contacto que entra por WhatsApp lo etiqueta en el móvil y lo da de alta como cliente en STEL Order el mismo día; los presupuestos salen desde allí con acuse de lectura. El lunes, 15 minutos con la lista de presupuestos enviados. Cuando contratan a un comercial, siguen en STEL Order y añaden una regla: cada presupuesto tiene un nombre de responsable. Coste en CRM: 0 €. ## ¿Qué es un «CRM con IA» y me sirve? Es un CRM que usa IA para escribir correos, resumir conversaciones, rellenar fichas o avisarte de qué cliente toca. HubSpot anuncia un asistente con IA también en su versión gratis, y Zoho anuncia agentes de IA desde su plan Estándar. Para una empresa de reformas, la parte de la IA que de verdad ahorra horas es una: que lo que pasa en el WhatsApp y en el teléfono llegue a la ficha del cliente sin que nadie lo teclee. Y eso depende menos del CRM que de cómo esté conectado tu WhatsApp. > [!OJO] > Un CRM no lee la app de WhatsApp Business de tu móvil por arte de magia. Para que los mensajes lleguen solos hay que conectar el número a la API de WhatsApp, y eso cambia cómo funciona tu número. Antes de pagar un CRM por «su integración con WhatsApp», lee [cómo automatizar el WhatsApp sin perder tu número](/blog/automatizar-whatsapp-sin-perder-el-numero). Saber si te hace falta un CRM, el apartado de clientes de tu programa o solo una hoja bien llevada depende de cómo entran hoy los contactos en tu empresa y de quién los persigue. Dibujar ese camino con tus números, antes de comprar nada, es lo que hacemos en [El Plano](/el-plano). ## Preguntas frecuentes ### ¿Cuál es el mejor CRM para una empresa de reformas? Depende de lo que ya uses. Si facturas con STEL Order, Holded u Odoo, el mejor suele ser su propio apartado de clientes, porque el presupuesto ya está allí. Si no usas ningún programa y presupuestan varias personas, HubSpot y Zoho tienen versión gratis para probar con pocos usuarios, y Pipedrive no tiene plan gratis. Pruébalos con tus presupuestos reales de un mes antes de pagar. ### ¿Hay algún CRM gratis que sirva de verdad? Sí. HubSpot es gratis hasta 2 usuarios, Zoho CRM hasta 3 y Odoo deja usar una aplicación gratis con usuarios ilimitados, según su web el 29-10-2026. STEL Order incluye su apartado de clientes en su plan Free. En una empresa pequeña, lo que suele fallar es quién lo mantiene al día. Una hoja compartida bien llevada también es gratis. ### ¿Necesito un CRM si ya tengo STEL Order o Holded? Normalmente no. Los dos traen fichas de clientes y presupuestos con estados, y Holded añade un tablero de oportunidades desde su plan Básico. Un CRM aparte tiene sentido si tienes un equipo comercial que hace mucho seguimiento, con correos y tareas automáticas que tu programa no hace. Si lo añades, conéctalo con el programa para no escribir cada cliente dos veces. ### ¿Un CRM sirve para cumplir VeriFactu? No. Según la Agencia Tributaria, el reglamento de VeriFactu solo se aplica a los programas con los que se expiden facturas, y un CRM no emite facturas. Lo que tiene que cumplirlo es el programa con el que facturas a tus clientes. Si tu CRM pasa los presupuestos aceptados a ese programa, perfecto, pero la obligación sigue en el de facturación. Las fechas, en el artículo de VeriFactu para empresas de reformas. ### ¿Cuánto tiempo se tarda en poner en marcha un CRM? Lo de instalarlo es rápido; lo lento es acordar cómo se usa. Antes de abrirlo, decide las fases de un presupuesto (por ejemplo: contacto, visita, enviado, aceptado, perdido), quién apunta cada contacto y cuándo se repasa. Si eso no está decidido, el CRM se llena a medias en pocas semanas. Si está decidido, también funciona en una hoja. ## Fuentes - INE, Encuesta sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas 2024-2025, tabla «Uso y analítica de datos» por actividad y tamaño: [INE](https://www.ine.es/jaxi/Tabla.htm?tpx=76385&L=0), y nota de prensa: [INE](https://www.ine.es/dyngs/Prensa/ETICCE20241T2025.htm), consultados el 29-10-2026. - HubSpot, precios del CRM: https://www.hubspot.es/pricing/crm (consultado el 29-10-2026). - Pipedrive, precios: https://www.pipedrive.com/es/pricing (consultado el 29-10-2026). - Zoho CRM, precios y ediciones: https://www.zoho.com/es-xl/crm/zohocrm-pricing.html (consultado el 29-10-2026). - Odoo, precios: https://www.odoo.com/es_ES/pricing (consultado el 29-10-2026). - STEL Order, precios: https://www.stelorder.com/precio/ (consultado el 29-10-2026). - Holded, precios: https://www.holded.com/es/precios (consultado el 29-10-2026). - Wolters Kluwer, a3factura, precios y versiones: https://www.wolterskluwer.com/es-es/solutions/a3factura/precios-y-versiones (consultado el 29-10-2026). - Agencia Tributaria, preguntas frecuentes de VERI*FACTU, ámbito de aplicación: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/preguntas-frecuentes/cuestiones-generales-ambitos-aplicacion.html (consultado el 29-10-2026).