# Cada avería, con su estado Automatizamos las averías, las convocatorias y las actas: los vecinos saben cómo va cada avería sin llamarte. Qué se arregla, con quién y por cuánto lo decides tú; lo que se vota, la junta. Para: Administradores de fincas y despachos que llevan comunidades de vecinos. - **52 %** de las quejas de las comunidades son porque no contestan (Damji Systems: 130 quejas de clientes con su motivo, en reseñas de 1 a 3 estrellas de Google, leídas una a una (Barcelona y alrededores, septiembre de 2026)) - **42 %** de las quejas son por los papeles: actas y cuentas (Damji Systems: 130 quejas de clientes con su motivo, en reseñas de 1 a 3 estrellas de Google, leídas una a una (Barcelona y alrededores, septiembre de 2026)) ## Dónde se te va el tiempo - **Vecinos**: Llamadas y correos de vecinos por cada avería - **Averías**: Pedir presupuesto al industrial, seguirlo y avisar a todos - **Juntas**: Convocatorias con su orden del día para cada propietario - **Actas**: Redactar y mandar actas y certificados - **Cuotas**: Recibos devueltos y vecinos que no pagan - **Papeles**: Seguros, contratos e inspecciones con su fecha ## Lo automatizamos - **Dar a los vecinos el estado de cada avería**. Cada avería tiene su ficha: quién avisó, qué industrial va y cuándo. Los vecinos lo ven sin llamar y tú no lo cuentas diez veces. - **Preparar convocatorias, actas y certificados**. Salen de plantillas con los datos de cada comunidad. El acta la revisan y la firman el secretario y el presidente. - **Contestar siempre a vecinos e industriales**. Hay que entender lo que escribe cada uno. El asistente contesta lo de siempre, apunta cada aviso y pasa a una persona lo que necesita criterio. - **Comparar los presupuestos de los industriales para la junta**. El sistema los lee y los pone uno al lado del otro, partida a partida. Elegir sigue siendo de la comunidad. ## No: lo decide una persona - **Decidir qué se arregla, con quién y por cuánto**. Es la gestión de la comunidad y hay dinero de por medio. Lo decide el administrador con el presidente, o la junta si le toca. - **Lo que vota la junta**. Las reparaciones que no estaban en el presupuesto, las extraordinarias y las derramas las aprueba la junta de propietarios. Ningún sistema vota por nadie. ## Basta con ordenar - **Un canal único para avisar de averías**. Si todos los avisos entran por el mismo sitio, ninguno se pierde entre el correo y el móvil. - **Una carpeta por comunidad con actas, cuentas y contratos**. Es una costumbre. Con el mismo orden en todas, cualquiera del despacho encuentra un papel en segundos. ## El presupuesto: tus honorarios y la comparación Al momento. Sale la propuesta de honorarios para una comunidad nueva, según el número de vecinos y los servicios. Los presupuestos de los industriales llegan a la junta ya comparados, partida a partida. La propuesta la firmas con un toque. Qué se arregla, con quién y por cuánto lo decides tú; lo que se vota, la junta. ## Lo que pide la ley - **La convocatoria, con 8 días**: En Cataluña, salvo que los estatutos digan otra cosa, las convocatorias se envían con una antelación mínima de ocho días naturales a la dirección que dio cada propietario, por correo postal, electrónico u otro medio que garantice la autenticidad, y se cuelgan en el tablón de anuncios (art. 553-21.2 del Código civil de Cataluña). Fuente: Llei 5/2006, libro quinto del Código civil de Cataluña, arts. 553-19, 553-21 y 553-27, texto consolidado (en el BOE) (https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2006-11130). Comprobado el 30-10-2026. - **El acta, firmada en 5 días**: El secretario redacta el acta, al menos en catalán, y la firman él y el presidente en los cinco días siguientes a la reunión. Se envía a todos los propietarios en los diez días siguientes a la reunión (art. 553-27 del Código civil de Cataluña). Lo que montamos prepara el borrador; firmarla es cosa suya. Fuente: Llei 5/2006, libro quinto del Código civil de Cataluña, arts. 553-19, 553-21 y 553-27, texto consolidado (en el BOE) (https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2006-11130). Comprobado el 30-10-2026. - **El asistente avisa de que no es una persona**: Si un asistente de inteligencia artificial habla con tus clientes, tienen que saber que no hablan con una persona, salvo que sea evidente. Lo pide el art. 50.1 del Reglamento europeo de inteligencia artificial desde el 2 de agosto de 2026. Fuente: Reglamento (UE) 2024/1689 de inteligencia artificial, arts. 50 y 113 (DOUE, en el BOE) (https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=DOUE-L-2024-81079). Comprobado el 29-10-2026. ## Programas Trabajamos con lo que ya usas, por ejemplo: TAAF, Pragma, Excel, Microsoft 365, WhatsApp Business. ## Preguntas ### ¿Y los vecinos que no usan WhatsApp? Siguen como siempre: por teléfono, por correo o en el tablón. El estado de cada avería puede ir por correo, por WhatsApp o colgado en el portal, y quien llama sigue hablando con una persona. ### ¿El sistema decide qué presupuesto se elige? No. Lee los presupuestos de los industriales y los pone uno al lado del otro, partida a partida. Qué se arregla, con quién y por cuánto lo decides tú con el presidente, o la junta si le toca. ### ¿Tengo que cambiar de programa? No. Trabajamos con el que ya usas, sea TAAF, Pragma u otro, o con tus hojas y tu correo. Si el programa ya trae avisos o un portal para los vecinos, te decimos que los actives antes de implantar nada. ### ¿Qué pasa con los datos de los propietarios? Todo queda a nombre de tu empresa: las cuentas, los programas y los datos. Antes de tocar nada firmamos un contrato de encargado del tratamiento (art. 28 del RGPD), y tus datos no se usan para entrenar ninguna inteligencia artificial. Si un día te vas, te lo llevas todo funcionando. ## Reservar la llamada gratis 30 minutos, de lunes a jueves de 13:30 a 18:00 y el viernes de 12:00 a 18:00 (hora de Madrid): https://damjisystems.com/ia-para-administradores-de-fincas#reservar · Teléfono +34 623 219 290 ## Para leer (con ejemplos de una empresa de reformas) - [Un asistente de IA para atender a los clientes de una empresa de reformas: qué puede hacer y qué no](https://damjisystems.com/blog/asistente-de-ia-para-atender-clientes) - [Cómo automatizar el WhatsApp de una empresa de reformas sin perder tu número](https://damjisystems.com/blog/automatizar-whatsapp-sin-perder-el-numero) - [El fraude del cambio de cuenta bancaria: un protocolo de una página para empresas de reformas](https://damjisystems.com/blog/fraude-cambio-de-cuenta) - [Qué procesos automatizar primero en una empresa de reformas (y cuáles no)](https://damjisystems.com/blog/que-procesos-automatizar-primero) - [Política de IA para una empresa de reformas: la hoja de una página, lista para copiar](https://damjisystems.com/blog/politica-de-ia-en-la-empresa)