Política de IA para una empresa de reformas: la hoja de una página, lista para copiar
Cómo hacer la política de IA de una pyme de reformas en una página: qué no se pega en ChatGPT, qué se revisa a mano, qué pide el art. 4 y la plantilla.
En este artículo: 10 apartados
- ¿Es obligatorio tener una política de IA en una pyme?
- ¿Qué cambió en el art. 4 con el Ómnibus digital?
- ¿Qué no se puede pegar en ChatGPT?
- ¿Quién decide qué herramientas se usan?
- ¿Qué se revisa siempre a mano?
- ¿Qué se le dice al cliente?
- ¿Cómo se forma al equipo?
- ¿Cómo es la política entera?
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Si en tu empresa alguien usa ChatGPT para redactar un presupuesto o una app para hacer un render, ya usáis IA. Una política de IA es decir una vez y por escrito qué se puede meter ahí y qué no.
Esta hoja forma parte de lo que le toca a una empresa de reformas de 2026 a 2028. No es asesoría legal: te decimos lo que dicen los textos oficiales, leídos el 29-10-2026.
¿Es obligatorio tener una política de IA en una pyme?
Un documento con ese nombre, no. Tomar medidas, sí. El art. 4 del Reglamento europeo de IA obliga a toda empresa que usa sistemas de IA a ocuparse de la formación de su gente, y se aplica desde el 2-2-2025 (Reglamento (UE) 2024/1689, arts. 4 y 113, en el BOE).
La Comisión Europea lo explica en sus preguntas y respuestas sobre el art. 4: no hace falta certificado, y la empresa puede llevar un registro interno de las formaciones y de otras iniciativas para orientar al equipo (Comisión Europea, AI Literacy, Questions & Answers, actualizado el 20-10-2026).
Con una hoja de reglas, una sesión corta y la fecha apuntada ya tienes algo que enseñar si te preguntan.
¿Qué cambió en el art. 4 con el Ómnibus digital?
Se suavizó, y ya está en vigor: no es una propuesta. El Ómnibus digital sobre IA es el Reglamento (UE) 2026/1744, publicado en el Diario Oficial de la UE el 24-7-2026 y en vigor desde el 27-7-2026 (Reglamento (UE) 2026/1744, en el BOE, comprobado el 29-10-2026).
| Texto de 2024 (del 2-2-2025 al 26-7-2026) | Texto vigente (desde el 27-7-2026) | |
|---|---|---|
| Qué pide | Medidas para garantizar que, «en la mayor medida posible», su gente tenga «un nivel suficiente de alfabetización en materia de IA» | Medidas «para apoyar la promoción de la alfabetización en materia de IA» de su gente |
| Nivel mínimo | «Suficiente», sin definir | «No exige […] que garanticen un nivel específico» |
| Ayuda | Nada | La Comisión y los países apoyan, «en particular» a las pymes, y la Comisión publicará ejemplos prácticos de cómo cumplir |
Si lees «nivel suficiente» en un artículo, explica el texto viejo.
La obligación sigue ahí, más suave. Lo prudente es poder enseñar qué hiciste.
¿Qué no se puede pegar en ChatGPT?
Nada que identifique a un cliente, a un trabajador o el dinero de la empresa. La Agencia Española de Protección de Datos recomienda no subir a la IA datos personales como «nombre completo, dirección, número de teléfono, DNI/NIE», ni «detalles médicos, financieros o contractuales», y en el trabajo, no incluir datos confidenciales de la empresa (contratos, informes) «ni de su personal o clientes» (AEPD, «Cuidado con lo que le confías», 27-1-2026).
En una empresa de reformas eso se traduce así:
| Se puede pegar | No se pega nunca |
|---|---|
| Las partidas y las medidas de una obra, sin nombre ni dirección | Nombre, teléfono, dirección o DNI de un cliente |
| Un mensaje a un cliente con el nombre quitado | IBAN, números de tarjeta, contraseñas o códigos |
| Tus precios de partidas para ordenar un presupuesto | Nóminas, bajas o datos de un trabajador |
| Un caso inventado para pedir consejo («un cliente que no paga el último 10 %») | Contratos firmados, facturas con datos del cliente |
| Fotos de un material o de un defecto, sin personas ni nada que identifique la casa | Fotos con personas, con el buzón o la fachada, o de documentos |
Para pulir el texto de un presupuesto no hace falta saber quién es el cliente: lo que no hace falta, se quita antes de pegarlo.
El IBAN, aparte: nunca se pide, se da ni se cambia con una herramienta de IA, ni por correo sin llamar antes. Es la puerta del fraude que explicamos en el protocolo de una página contra ese fraude.
¿Quién decide qué herramientas se usan?
Una persona con nombre, y solo las de la lista. Para el trabajo, la AEPD lo dice así: «Utiliza solo los asistentes autorizados por tu organización» (AEPD, decálogo «Asistentes y agentes de IA», 27-10-2026).
Para una empresa de reformas, eso es:
- Una lista corta de herramientas permitidas y para qué sirve cada una.
- Las cuentas, de la empresa, con un correo de la empresa: no la cuenta personal de cada uno. Así, si alguien se va, las conversaciones y los datos no se van con él.
- Una persona que decide si entra una herramienta nueva. Antes de decir que sí, mira dónde guarda los datos y si firma el contrato de encargo del tratamiento cuando vaya a ver datos de clientes (RGPD, art. 28).
La propia AEPD hace lo mismo en su casa, a lo grande: lleva un registro de los sistemas de IA en uso y aprueba cada uso antes de ponerlo en marcha (AEPD, resumen de su política de IA generativa, enero de 2026).
¿Qué se revisa siempre a mano?
Todo lo que sale de la empresa con un número, una fecha o una promesa. Un texto que suena bien puede llevar un error dentro, y la AEPD pide mantener «siempre una actitud crítica» ante sus respuestas (AEPD, 27-1-2026).
Lo que no sale nunca sin que lo lea una persona:
- Precios, mediciones y partidas de un presupuesto o de un extra.
- Plazos y fechas de inicio, de entrega o de pago.
- Lo que tenga que ver con la ley: el IVA de una factura, una cláusula, una garantía. La IA puede citar una norma que no existe o una fecha vieja.
- Mensajes a un cliente con un problema: una queja, un retraso, un impago.
- Decisiones sobre personas: a quién se contrata o cómo se evalúa a un trabajador. Usar IA para eso es «alto riesgo», con obligaciones desde el 2-12-2027 (Reglamento (UE) 2026/1744).
¿Qué se le dice al cliente?
Que habla con una IA, si habla con una, y que una imagen está hecha con IA, si parece real. Las dos cosas vienen del art. 50 del Reglamento de IA, que se aplica desde el 2-8-2026 (Reglamento (UE) 2024/1689, en el BOE).
- Un asistente que contesta el WhatsApp o la web se presenta como IA en el primer mensaje (art. 50.1 y 50.5). Nosotros añadimos que el cliente pueda pedir hablar con una persona y que alguien le conteste.
- Un render de «así quedará tu cocina» que parece una foto lleva «imagen generada con IA» (art. 50.4).
- Un presupuesto o un correo que tú has revisado no hace falta marcarlo: lo firmas tú.
Todas las fechas, con una lista de comprobación, están en cómo afecta la ley europea de IA a una empresa de reformas.
¿Cómo se forma al equipo?
Con una sesión corta y la fecha apuntada. El art. 4 no fija horas ni temario, y la Comisión dice que no hace falta certificado (Comisión Europea, 20-10-2026).
Lo razonable es una hora con quien usa la IA, y otra vez cuando entra alguien o una herramienta nueva:
- Para qué se usa la IA en la empresa y con qué herramientas (la lista).
- Qué no se pega nunca, con ejemplos de vuestros papeles: un presupuesto, una factura, una foto de obra.
- Qué se revisa siempre a mano y por qué, con un error de verdad de la herramienta (pídele algo y busca el fallo juntos).
- Qué se le dice al cliente.
- A quién se avisa si algo sale mal.
Se apunta la fecha y quién estuvo, y se guarda con la política.
¿Cómo es la política entera?
Cópiala, cambia lo que va entre corchetes, fírmala y guárdala con la fecha: una copia impresa en la oficina y otra en la carpeta compartida.
Los puntos 4 y 6 no salen del Reglamento de IA: son nuestros, porque protegen el dinero y la relación con el cliente. El resto sale de los textos de arriba.
Si prefieres que alguien de fuera mire qué herramientas usa ya tu equipo, dónde acaban los datos de tus clientes y qué riesgos tienes con su fecha, es parte de lo que revisamos en El Plano.
Preguntas frecuentes
¿Desde cuándo es obligatoria la formación en IA en las empresas?
Desde el 2-2-2025, por el art. 4 del Reglamento europeo de IA. El Ómnibus digital (Reglamento (UE) 2026/1744), en vigor desde el 27-7-2026, cambió el texto: ahora pide medidas para apoyar la formación y no exige un nivel concreto.
No cambió la fecha de inicio. Según la Comisión, las reglas de supervisión se aplican desde el 2-8-2026.
¿El Ómnibus digital ha quitado la obligación del art. 4?
No. La ha suavizado. Antes pedía garantizar «un nivel suficiente» de alfabetización; desde el 27-7-2026 pide adoptar medidas para apoyarla, según los conocimientos de cada persona y el uso que haga.
Y añade que la Comisión y los países ayudarán, sobre todo a las pymes, con ejemplos prácticos de cómo cumplir.
¿Puedo usar mi cuenta personal de ChatGPT para el trabajo?
Mejor no. Si la cuenta es tuya, las conversaciones con datos de la empresa se quedan contigo, y si te vas, se van contigo.
La AEPD recomienda usar en el trabajo solo los asistentes que autorice la organización y no mezclar lo personal con lo profesional. Lo sencillo es una cuenta de la empresa, con su correo, apuntada en la lista de la política.
Fuentes
- BOE, Reglamento (UE) 2024/1689 (Reglamento de Inteligencia Artificial), arts. 4, 50, 99 y 113, DOUE-L-2024-81079: https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=DOUE-L-2024-81079 (consultado el 29-10-2026).
- BOE, Reglamento (UE) 2026/1744 (Ómnibus digital sobre IA), de 8-7-2026, DOUE del 24-7-2026, DOUE-L-2026-81147: https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=DOUE-L-2026-81147 (consultado el 29-10-2026).
- Comisión Europea, «AI Literacy - Questions & Answers», actualizado el 20-10-2026: https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/faqs/ai-literacy-questions-answers (consultado el 29-10-2026).
- Agencia Española de Protección de Datos, «Cuidado con lo que le confías», 27-1-2026: https://www.aepd.es/guias/recomendaciones-ia-aepd.pdf (consultado el 29-10-2026).
- Agencia Española de Protección de Datos, «Asistentes y agentes de IA. Decálogo para personas usuarias», 27-10-2026: https://www.aepd.es/guias/decalogo-usuarios-asistentes-agentes-ia.pdf (consultado el 29-10-2026).
- Agencia Española de Protección de Datos, «Resumen básico de obligaciones y recomendaciones para la gestión de IAG en la AEPD», enero de 2026: https://www.aepd.es/guias/sumario-recomendaciones-iag-aepd.pdf (consultado el 29-10-2026).