Automatizar las facturas de proveedores en una empresa de reformas: albaranes, obras y pagos
Cómo leer las facturas de almacén, cuadrarlas con el albarán y cargarlas a su obra; qué traen Holded, STEL Order, a3 y Odoo, y una lista antes de pagar.
En este artículo: 9 apartados
- ¿Dónde está el lío de las facturas en una empresa de reformas?
- ¿VeriFactu afecta a las facturas que recibo?
- ¿Puedo tirar la factura en papel si le hago una foto?
- ¿Qué se puede automatizar de una factura de proveedor?
- ¿Qué traen Holded, STEL Order, a3 y Odoo?
- ¿Cómo se cuadra una factura con sus albaranes?
- ¿Esto es «IA para contabilidad»?
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Los precios y funciones de este artículo los hemos mirado en la web de cada programa el 29-10-2026. No cobramos comisión de ninguno.
¿Dónde está el lío de las facturas en una empresa de reformas?
En las facturas que entran. Tus facturas a clientes son pocas y las conoces; las de proveedores llegan de todas partes y casi nunca dicen a qué obra van.
Un mes normal trae la factura del almacén que junta albaranes de varias obras, la del contenedor, la del industrial subcontratado y tickets de ferretería y gasoil. Los albaranes, en la furgoneta o en el móvil del que fue a recoger.
Si nadie los junta, pagas sin saber si lo facturado llegó a la obra y no sabes cuánto te costó cada obra hasta que la gestoría cierra el año. Dónde encaja esto en el camino de una obra lo contamos en la guía de cómo trabaja una empresa de reformas, del primer WhatsApp al último cobro.
La pregunta para medirlo: ¿quién pasa los tickets y las facturas de cada obra a la gestoría, y cuántas horas le lleva al mes?
¿VeriFactu afecta a las facturas que recibo?
No. La Agencia Tributaria lo dice así en sus preguntas frecuentes, actualizadas el 21-10-2026: el reglamento se aplica a los sistemas que sirven para expedir facturas, y «el RRSIF no aplica a sistemas informáticos que no expidan facturas» (AEAT, 2026). Los registros que pide son «solo de las facturas expedidas».
VeriFactu le toca al programa con el que facturas a tus clientes, no al escáner con el que lees las de tus proveedores. Sus fechas siguen en el BOE (1-1-2027 para sociedades y 1-7-2027 para el resto), con un aplazamiento hasta octubre de 2028 que Hacienda anunció el 5-10-2026 y que el BOE aún no recoge (comprobado el 29-10-2026); lo explicamos en VeriFactu para empresas de reformas.
Lo que sí cambia en las facturas que recibes
La factura electrónica entre empresas. Según el calendario de la AEAT, actualizado el 13-10-2026, la obligación de emitir y recibir factura electrónica empieza el 6-10-2027 para los empresarios que facturan más de 8 millones al año y el 6-10-2028 para el resto (AEAT, 2026).
Para automatizar es buena noticia: llega con los datos ordenados y no hace falta leerla (en STEL Order y Odoo, los XML no gastan créditos de lectura).
¿Puedo tirar la factura en papel si le hago una foto?
Solo con digitalización certificada. La Orden EHA/962/2007 (art. 7) permite prescindir del papel cuando la factura se digitaliza con software certificado y firma electrónica (BOE), y la AEAT lo resume: «es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria» (AEAT, 2026).
Si la factura te llega en PDF por email, guarda el PDF tal como llegó.
¿Qué se puede automatizar de una factura de proveedor?
Todo menos la decisión de pagar. Así lo repartiríamos nosotros:
| Paso | Lo que hace la herramienta | Lo que sigue siendo tuyo |
|---|---|---|
| 1. Recoger | Recibe la factura por un email solo para facturas, por foto o en archivo electrónico | Decir a cada proveedor a qué email mandarla |
| 2. Leer | Saca proveedor, NIF, número, fecha, base, IVA, total y, si puede, las líneas | Mirar las que marca como dudosas |
| 3. Cuadrar | Compara cada línea con sus albaranes: número, cantidad y precio | Decidir qué se reclama al proveedor |
| 4. Imputar | Carga cada línea a su obra, por la obra que pone el albarán o por quién lo recogió | Repartir lo que no tiene obra (herramienta, gasoil) |
| 5. Avisar | Te manda lo que no cuadra: albarán que falta, cantidad distinta, precio fuera de tarifa, cuenta nueva | Llamar al proveedor |
| 6. Preparar el pago | Deja la factura lista con su vencimiento | Pagar. Nunca automático |
Los pasos 3 y 4 dependen de algo sencillo: que el albarán diga a qué obra va. Pídeselo al almacén: «pon la obra en el albarán». Sin eso, ninguna herramienta adivina si los diez sacos eran para Gràcia o para Sant Cugat.
¿Qué traen Holded, STEL Order, a3 y Odoo?
Holded, STEL Order y Odoo leen facturas de compra; en a3factura no lo hemos podido comprobar. Cambian en cómo cobran la lectura y en lo que hacen con los albaranes.
| Programa | Cómo le llegan las facturas | Qué cobra por leerlas | Albaranes y obras | Precio (29-10-2026) |
|---|---|---|---|---|
| Holded | Reenviándolas a tu dirección de Holded, arrastrando el archivo o con una foto desde la app | Su web dice «escáner ilimitado» en todos los planes de pago; su centro de ayuda dice que los escaneos automáticos al año dependen del plan | El plan Básico incluye «control de rentabilidad de proyectos» | Básico 29 € al mes + IVA (2 usuarios); Estándar 59 €. −50 % los 3 primeros meses |
| STEL Order | «Inbox para compras»: email, foto con la app o arrastrar; PDF, JPEG, PNG, XML o XSIG | 10 créditos gratis al mes; un ticket gasta 1 crédito y un albarán o una factura, 2; el crédito extra, 0,10 €. Pasarlas a mano y los XML no gastan | «Pedidos y albaranes» y «Proyectos», desde Business | Free 0 €; Lite 24 €; Business 36 €; Pro 60 € al mes, mes a mes, + IVA («Los precios no incluyen impuestos») |
| a3factura (Wolters Kluwer) | Su ficha de producto no habla de leer facturas recibidas: pregunta en la demo cómo se hace | Pregúntalo en la demo | «Gestión de pedidos y albaranes de compra y venta», solo en a3facturapro, según su ficha de producto | Dos versiones: a3facturago (un usuario) y a3facturapro (varios). El precio está en su web; el 29-10-2026 no pudimos comprobarlo |
| Odoo | Subiéndolas o mandándolas a un alias de email | Servicio de pago con créditos prepago: un crédito por documento. Los XML no gastan | La página de digitalización no habla de albaranes ni de obras: pregúntalo en la demo | Por usuario; los planes están en programas de gestión para reformas |
Fuentes de cada fila, en el apartado «Fuentes».
¿Cómo se cuadra una factura con sus albaranes?
Con una regla: cada albarán, el mismo día, a la carpeta de su obra. Una foto del albarán firmado al grupo de WhatsApp de la obra o a un email de albaranes, con el nombre de la obra.
A fin de mes, la factura cita los números de albarán. Una herramienta busca cada uno, compara cantidades y precios y te deja solo lo que no cuadra. A mano es la misma comprobación, con la factura en una mano y la carpeta en la otra.
El punto 9 es el que más dinero puede salvar de una vez: el fraude de la cuenta cambiada usa facturas de proveedores de siempre. El protocolo está en el fraude del cambio de cuenta bancaria.
¿Esto es «IA para contabilidad»?
En parte: la lectura usa OCR y, cada vez más, IA. Pero la contabilidad la lleva tu gestoría, y está bien que siga así. Lo tuyo es lo que ella no puede saber: a qué obra va cada gasto y si lo facturado llegó de verdad.
Por dónde empezaríamos nosotros, sin gastar nada:
- Pedir a cada almacén que ponga la obra en el albarán.
- Abrir un email solo para facturas y dárselo a todos los proveedores.
- Activar el escáner del programa que ya usas, si lo tiene, y probarlo con las facturas de un mes.
- Imprimir la lista de comprobación y pasarla a cada factura antes de pagar.
Que los albaranes del WhatsApp de cada obra se crucen solos con la factura y lo que no cuadra te llegue en un mensaje es una de las piezas que implantamos. Los cuatro pasos de arriba no cuestan nada y se pueden empezar mañana.
Preguntas frecuentes
¿VeriFactu me obliga a algo con las facturas que recibo?
No. Según las preguntas frecuentes de la AEAT, actualizadas el 21-10-2026, el reglamento de VeriFactu solo se aplica a los sistemas que expiden facturas y solo registra las facturas expedidas.
Con las recibidas te toca lo de siempre: guardarlas y anotarlas. Lo nuevo es la factura electrónica: los proveedores que facturan más de 8 millones al año tienen que emitirla desde el 6-10-2027, y si tu empresa no llega a esa cifra, la obligación de emitirla y recibirla te llega el 6-10-2028.
¿Qué programa lee mejor las facturas de almacén?
No hemos encontrado una comparación independiente con facturas de almacenes de construcción, así que no te damos un ganador.
Prueba el que ya usas, o los que tengan prueba gratis, con 10 facturas tuyas: alguna en papel arrugado, alguna con varios albaranes y alguna con abonos. Cuenta cuántas lee bien sin tocar nada.
¿Puedo pagar a los proveedores de forma automática?
Puedes dejarlo preparado: factura comprobada, vencimiento y cuenta verificada. El botón de pagar, nosotros lo dejaríamos siempre a una persona.
Es el último punto donde se para una factura duplicada o un cambio de cuenta falso. Si tu banco lo permite, deja que una persona prepare las transferencias y otra las firme.
Fuentes
- Preguntas frecuentes sobre sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU, ámbito de aplicación (actualizadas el 21-10-2026): Agencia Tributaria, consultado el 29-10-2026.
- Preguntas frecuentes sobre conservación de facturas (nota sobre facturas recibidas): Agencia Tributaria, consultado el 29-10-2026.
- Calendario de implantación de la factura electrónica (actualizado el 13-10-2026): Agencia Tributaria, consultado el 29-10-2026.
- Homologación de software de digitalización certificada de facturas, preguntas frecuentes: Agencia Tributaria, consultado el 29-10-2026.
- Orden EHA/962/2007, art. 7: BOE, consultado el 29-10-2026.
- Real Decreto 1619/2012, reglamento de facturación, arts. 6 y 19: BOE, consultado el 29-10-2026.
- Ley 37/1992 del IVA, art. 84.Uno.2.º f: BOE, consultado el 29-10-2026.
- Holded, precios: https://www.holded.com/es/precios; escáner: https://www.holded.com/es/escaner; ayuda «Convert your Inbox files to purchasing documents»: https://help.holded.com/en/articles/6908247-convert-your-inbox-files-to-purchasing-documents (consultados el 29-10-2026).
- STEL Order, precios: https://www.stelorder.com/precio/; Inbox para compras y OCR: https://www.stelorder.com/erp/ocr/ (consultados el 29-10-2026).
- Wolters Kluwer, ficha de producto de a3factura (versiones go y pro): https://assets.contenthub.wolterskluwer.com/api/public/content/2226019-ficha-producto-a3factura-d948b8ee42 (consultado el 29-10-2026). Su página de precios, https://www.wolterskluwer.com/es-es/solutions/a3factura/precios-y-versiones, no se pudo leer ese día.
- Ministerio de Hacienda, nota informativa del 5-10-2026 sobre la previsión de aplazar VERI*FACTU hasta octubre de 2028: https://www.hacienda.gob.es/sgt/gabsehacienda/nota-informativa-verifactu.pdf (consultado el 29-10-2026).
- Real Decreto 1007/2023, reglamento de sistemas informáticos de facturación, texto consolidado (última actualización publicada el 3-12-2025): BOE, consultado el 29-10-2026.
- Odoo, digitalización de facturas de proveedor: https://www.odoo.com/documentation/19.0/es/applications/finance/accounting/vendor_bills/invoice_digitization.html (consultado el 29-10-2026).